Die besten To-do-Listen

Die besten To-do-Listen

Die besten To Do Listen
Photo by Hannah Olinger on Unsplash

An manchen Tagen stapeln sich die unbearbeiteten Aufgaben zu einem wahren Berg. Und du stehst davor und hast keine Ahnung, wo du beginnen sollst. Um da den Überblick zu behalten, ist eine To-do-Liste genau das Richtige. Sie hilft dir, dich zu organisieren und fokussierter zu arbeiten. Deine To-do-Liste gibt dir zusätzlich noch einen echten Motivationsschub. Du kennst das ja bestimmt – dieses Erfolgsgefühl, wenn du eine Aufgabe erledigt hast und sie dann auf deiner Liste abhaken oder durchstreichen kannst.

Beim Erstellen von To-do-Listen gibt es grundsätzlich kein Richtig oder Falsch. Jeder hat seine eigene Herangehensweise: Manche schreiben ihre Aufgabenliste auf Post-Its, andere nutzen eine gerade angesagte App und wieder andere legen eine sorgfältige Excel-Tabelle an. Egal für welche Methode du dich aber entscheidest und wofür du deine To-do-Liste brauchst, sie sollte an deine eigenen Bedürfnisse angepasst sein und dich unterstützen.

Damit du die für dich beste To-do-Liste erstellen kannst, habe ich ein paar Tipps für dich gesammelt und stelle dir drei Zeitmanagement-Methoden vor, mit deren Hilfe du deine Aufgabenliste gestalten kannst.

Tipps für deine To-do-Liste

Deine To-do-Liste sollte möglichst strukturiert und übersichtlich sein. Natürlich kannst du deine Liste flexibel halten. Wenn du jedoch anfängst, immer wieder neue Aufgaben dazwischen zu schieben, verlierst du nur allzu schnell aus den Augen, was du wirklich erledigen wolltest. Am Ende des Tages hast du dann wahrscheinlich nicht alles erreichen können, was du dir vorgenommen hast.

Um das zu vermeiden, gibt es einige Punkte, die du beim Anfertigen deiner Aufgabenliste beachten solltest:

  1. Trage keine Termine in deine To-do-Liste ein – diese gehören in deinen Kalender.
  2. Fülle deine To-do-Liste nicht mit kleinen Tätigkeiten. Was du in fünf Minuten erledigen kannst, solltest du gar nicht erst als Aufgabe notieren, sondern gleich in Angriff nehmen.
  3. Deine To-do-Liste ist nicht der richtige Ort, um dort Ideen und Inspirationen zu notieren.
  4. Überfrachte deine Liste nicht mit zu grossen und zu vielen Herausforderungen. Unterteile sie stattdessen in kleinere Schritte und setze dir ein Tagesziel.
  5. Sammle deine Aufgaben, gewichte sie und sortiere sie anschliessend nach ihrer Relevanz. Die wichtigste Aufgabe sollte gleich ganz oben auf deiner Liste stehen und zuerst abgearbeitet werden.

Dieser letzte Tipp ist entscheidend für die Effektivität deiner To-do-Liste und somit essenziell für eine wirklich gute To-do-Liste. Die folgenden drei Zeitmanagement-Methoden helfen dir dabei, deine To-do-Liste und deinen Tag besser zu organisieren. Alle drei Methoden haben eins gemeinsam – sie fordern dich dazu auf, deine Aufgaben nach Priorität zu sortieren.

Eat that Frog Prinzip

Oft sind die wichtigsten Aufgaben genau die, vor denen du dich fürchtest oder die dir besonders unangenehm sind. Das kann ein Anruf beim Chef sein oder ein grosses Projekt, das dich einschüchtert. Vielleicht gehörst du auch zu denen, die eine derartige Aufgabe dann hinauszögern und immer wieder verschieben bis der Zeitdruck im Nacken sitzt. So schwierig, aufwendig oder lästig die Aufgabe auch für dich ist – Prokrastination bringt dich jedoch nicht weiter. Coach und Autor Brian Tracy rät daher: Eat that frog!

Der Frosch steht dabei als Metapher für die Aufgabe, vor der dir so graust.

Ausreden wie Mach ich später noch … oder Ich hab doch so viel anderes zu erledigen … lässt diese Methode nicht gelten. Auch wenn du deinen Tag mit anderen Dingen gefüllt und einige Aufgaben erledigt hast, ist dir der Frosch wahrscheinlich doch immer im Hinterkopf herumgesprungen und hat vielleicht sogar für schlechte Laune gesorgt. Also greif ihn dir und mach dir bewusst, dass du gerade am Morgen noch die nötige Kraft, Energie und Aufmerksamkeit hast, um Schwieriges zu meistern.

Ist der Frosch erst einmal gegessen, beeinflusst das auch den Rest deines Tages positiv. Stell dir nur vor, wie motiviert, stolz und erfolgreich du dich fühlen wirst, wenn die wichtige Aufgabe endlich erledigt ist und du sie aus deinem Kopf bekommen hast. Du hast das grosse Hindernis genommen und gemeistert! Auch Brian Tracy betont, dass uns das einen wahren Kick gibt: «Durch den Endorphinstoss, der auf die Erledigung einer Aufgabe folgt, fühlen wir uns positiver, sympathischer und kreativer und sind selbstbewusster.»1

Derart motiviert und gut gelaunt, kannst du dich dann den weiteren Punkten auf deiner Liste zuwenden.

Eisenhower-Methode

Der US-General und spätere Präsident Dwight D. Eisenhower beschäftigte sich ebenfalls mit Zeitmanagement und Selbstorganisation. Er unterschied Aufgaben dabei zum einen nach ihrer Wichtigkeit, zum anderen nach ihrer Dringlichkeit. Überlege dir bei deinen Tagesaufgaben demnach folgendes: Sind sie wichtig oder unwichtig? Sind sie eilig oder nicht eilig?

Aus dieser Klassifizierung ergeben sich dann vier Aufgabenbereiche:

  • Aufgabe A ist wichtig und eilig: sofort erledigen
  • Aufgabe B ist wichtig, aber nicht eilig: terminieren
  • Aufgabe C ist nicht wichtig, aber eilig: nach Möglichkeit delegieren
  • Aufgabe D ist weder wichtig noch eilig: ablegen oder verwerfen

Diese Methode klingt erst einmal einfach und schaut auf dem Papier auch gut aus. Für mich als Solo-Selbstständige hat sie sich in der Realität jedoch als schwierig erwiesen. Ich habe keinen Mitarbeiter, an den ich Aufgaben abgeben könnte. Was kann ich also machen und wie kann ich dann (nach dieser Methode) meine Aufgaben gewichten und organisieren?

Ganz einfach: Fällt die Option des Delegierens weg, sollten C-Aufgaben auf der To-do-Liste nach unten verschoben werden. Da ich C-Aufgaben als nicht wichtig eingestuft habe, müssen sie also auch nicht meine höchste Leistungsfähigkeit in Anspruch nehmen. Meine produktivste Zeit widme ich dementsprechend immer noch der wichtigsten und dringlichsten Aufgabe A (Punkt 1 auf meiner Liste) und erst danach wende ich mich den anderen zu.

ALPEN-Methode

Diese populäre Zeitmanagement-Methode wurde von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert entwickelt. Sie soll dir dabei helfen, deinen Tagesablauf einfach, aber effektiv zu planen und zu strukturieren. Rund 15 Minuten brauchst du, um mit dieser Methode einen Plan zu erstellen, in dem du deine Aufgaben für den Tag festlegst. ALPEN2 ist dabei ein Akronym und steht für:

  • Aufgaben aufschreiben
  • Länge einschätzen
  • Pufferzeit einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrollieren

Schreib all deine To-dos auf (erst einmal ungeordnet) und lege fest, wie lange du in etwa brauchst, um sie zu erledigen. Summierst du am Ende all das zusammen, was du dir für den Tag vorgenommen hast, erkennst du oft erst, ob sich dieses Pensum auch wirklich erreichen lässt. Viele von uns unterschätzen nämlich den Zeitaufwand mancher Aufgaben und überfrachten daher ihre Liste. Erfahrungsgemäss dauert fast jede Aufgabe länger als gedacht. Es kommt zudem immer wieder vor, dass unerwartete Zeitfresser auftauchen und deine Tagesplanung durcheinanderbringen. Es läuft ja selten alles nach Plan – Kollegen kommen in dein Büro, das Telefon klingelt und ein Kunde erwartet eine spontane Beratung. Seiwert rät deswegen dazu, Zeitpuffer einzuplanen: Verplane erst einmal nur 60 Prozent deiner Arbeitszeit und die restlichen 40 Prozent dienen dann als Puffer.

Erst jetzt – nach dem Notieren und der Zeitplanung – kommt der grundlegende Schritt auch dieser Methode: Finde heraus, welche der notierten Aufgaben die wichtigste ist. Welche muss unbedingt heute erledigt werden? Im Prinzip vereinen sich hier nun die beiden bereits vorgestellten Methoden: Du suchst den Frosch und setzt ihn zuoberst als Aufgabe A auf deine To-do-Liste. Daran geht einfach kein Weg vorbei.

Am Ende des Tages erfolgt bei der ALPEN-Methode dann die sogenannte Nachkontrolle. Was hast du an diesen Tag geschafft? Welche Aufgaben konntest du abhaken? War deine Zeiteinteilung realistisch?

Wendest du diese Methode über einen längeren Zeitraum an, kannst du deine To-do-Liste auch immer mehr optimieren. Du erfährst, wie lange du wirklich für bestimmte Aufgaben brauchst und wo bestimmte Zeitfresser lauern, die du dann eliminieren kannst.

Wann sollte ich meine To-do-Liste erstellen?

Du kannst deine To-do-Liste als Teil deiner Morgenroutine erstellen. Vielleicht nutzt du das Schreiben deiner Aufgabenliste als Übergang zum Start in deinen Arbeitstag. Du konzentrierst dich so auf das, was kommen soll, organisierst dich, gibst dem weiteren Verlauf deines Tages eine Struktur.

Es bietet sich aber auch an, deine Liste bereits am Vorabend zu schreiben. Verbinde das am besten mit einem Check deiner To-do-Liste dieses Tages. Was hast du heute alles erreicht und welche Punkte konntest du auf deiner Liste abhaken? Bei der ALPEN-Methode gehört diese Nachkontrolle ja sogar zum Programm. Nachdem du das erledigt hast, machst du dich an das Verfassen deiner To-do-Liste für den nächsten Tag.

Eine Studie der Baylor University in Texas, USA, hat ergeben, dass das Erstellen von To-do-Listen am Abend sogar schnelleres Einschlafen fördern kann.3 Der Effekt stellte sich vor allem dann ein, wenn die Teilnehmer eine detaillierte Aufgabenliste schrieben. Indem du dir ausführlich notierst, was am nächsten Tag anliegt, entlastest du nämlich dein Gehirn. Du musst dir nun nichts mehr merken und kannst beruhigt die Augen schliessen. Und am nächsten Tag kannst du gleich loslegen.

Zumeist werden To-do-Listen täglich geschrieben. Du kannst aber zusätzlich auch noch eine für die ganze Woche und eine für einen Monat schreiben. Viel weiter voraus solltest du aber nicht planen. Gerade wenn du an einem grossen Projekt arbeitest, macht es Sinn, es in mehrere Teilschritte zu untergliedern und im Voraus zu planen, wann welche Aufgabe ansteht. Auf diese Weise nimmst du dir nicht nur die Angst vor dem grossen Hindernis, sondern kannst dir immer wieder Zwischenerfolge vermerken und neue Energie und Motivation sammeln.

 

Also, ran an Papier und Stift! Schreibst du auch schon To-do-Listen und wie organisiert du sie? Verspeist du den Frosch bereits zum Frühstück?

Quellen

[1] Tracy, Brian (2019). Eat that Frog. 21 Wege, wie Sie in weniger Zeit mehr erreichen. Offenbach: Gabal.

[2]. Seiwert, Lothar (2014). Das 1×1 des Zeitmanagement: Zeiteinteilung, Selbstbestimmung, Lebensbalance.München: Gräfe und Unzer.

[3] Scullin, Michael K.; Krueger, Madison L. et al. (2018). The Effects of Bedtime Writing on Difficulty Falling Asleep: A Polysomnographic Study Comparing To-Do-Lists and Completed Activity Lists. Zugriff am 10.08.2020 unter https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC5758411/

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Dr. phil. Jessica Koch

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Die promovierte Literaturwissenschaftlerin arbeitet als freie Autorin und Texterin. Zusammen mit Mann und Stieftochter lebt sie in Wuppertal – nur ein Hund fehlt noch um das Glück perfekt zu machen. Jessica reist gerne und beschäftigt sich beruflich und privat mit Kunst und Kunstgeschichte(n). Momentan experimentiert sie mit den unterschiedlichsten Morgenroutinen und ist auf der Suche nach der perfekten Routine für ihren besten Start in den Tag.

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